Crear una tabla dinámica
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de
agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos
datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la
presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...
Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias
cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear
una tabla dinámica a partir de
unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica,
Excel nos proporciona las tablas
y gráficos dinámicos.
Supongamos que tenemos una
colección de datos de los
artículos del almacén con el
número de referencia y el mes
de compra, además sabemos la
cantidad comprada y el importe
del mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada
artículo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el
menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar
donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos
ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a
Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o
rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a
participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Aplicar filtros a una tabla dinámica
Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir
filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos
interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre
todo cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla
están acompañados, en su parte derecha, de una flecha
indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de
columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con
los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para
indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los
meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se
pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la
casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.
Obtener promedios en una tabla dinámica
Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede
interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el
promedio, etc
Para hacer esto debemos situarnos en
cualquier celda de la zona que
queremos rectificar y hacer clic con
el botón derecho del ratón, nos
aparece un menú emergente con
diferentes opciones, debemos
escoger la opción Configuración de
campo de valor... y nos aparece un
cuadro de diálogo como el que
vemos en la imagen.
En este cuadro de diálogo podemos
escoger cómo queremos hacer el
resumen, mediante Suma, Cuenta,
Promedio, etc.
También podemos abrir el cuadro de
diálogo con el botón
de la
pestaña Opciones.
de la
pestaña Opciones.
Gráficos con tablas dinámicas
Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de
la pestaña Opciones.
Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más
según los datos que tenemos.
Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico
que más nos convenga.
Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vió en el tema de gráficos..
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