Formas de cambiar un formato
En este tema estudiaremos algunas características avanzadas de Excel que nos pueden ser de utilidad
cuando queramos realizar algún trabajo un poco más profesional o que se salga un poco de lo corriente.
Diferentes formas de cambiar un formato
Para modificar el formato de una o varias celdas, podemos elegir entre las distintas formas que nos
proporciona Excel, es interesante conocerlas todas para luego elegir la que nos resulte más cómoda.
Estas son las diferentes formas que podemos utilizar:
Utilizando la pestaña Inicio.
Ya hemos visto, en temas anteriores, que en la pestaña Inicio, tenemos varios iconos para asignar de
forma rápida un determinado formato a los números incluidos en las celdas.
Los formatos incluidos en la barra son los más comunes.
Utilizando las teclas de acceso rápido
También podemos escoger un formato utilizando las teclas de acceso rápido que exponemos en la
siguiente tabla:
Teclas de Acceso Rápido
Efecto
CTRL+MAYÚS+$
Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen en rojo).
CTRL+MAYÚS+%
Aplicar el formato Porcentaje sin decimales
CTRL+MAYÚS+^
Aplicar el formato numérico Exponencial con dos decimales
CTRL+MAYÚS+#
Aplicar el formato Fecha con el día mes y año
CTRL+MAYÚS+@
Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m
CTRL+MAYÚS+!
Aplicar el formato Número con dos decimales separador de miles y signo menos (-) para los valores
negativos
Esta forma me permite aplicar también en un sólo paso un formato, incluye formatos que no tenemos
en la barra Formato, pero es tal vez más complicada de utilizar ya que requiere que memoricemos las
combinaciones de teclas.
Utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas
Esta última forma es menos rápida ya que requiere de varios pasos (abrir el cuadro de diálogo, elegir la
pestaña adecuada y luego el formato deseado), pero permite utilizar muchos más formatos y sobre todo
nos permite ver todo el amplio abanico de formatos que nos ofrece Excel, además de permitir que
definamos nuestro propio formato personalizado.
Para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas podemos elegir entre:
- Hacer clic en la flecha que aparece al pie de la sección Número (en la imagen más arriba).
- Hacer clic con el botón derecho sobre la celda y escogiendo del menú contextual la opción
Formato de celdas...
- Presionar la combinación de teclas Ctrl + 1.
Al realizar cualquiera de estas operaciones nos aparece el cuadro de diálogo como el que vemos en la
imagen donde podemos escoger entre los diversos formatos numéricos.
Definir Formatos Personalizados
Excel provee una gran cantidad de formatos numéricos, pero es posible que en algún momento
necesitemos algún formato que no esté disponible en los estándares de Excel.
Para subsanar esta carencia Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados.
Por defecto todas las celdas de Excel tienen el formato de número general. Su funcionamiento se basa
en que lo que escribimos es lo que tenemos, es decir se adapta a lo que hayamos escrito, ya sea texto,números con decimales, porcentajes, etc.
Para crear un
nuevo formato
debemos acceder
al cuadro de
diálogo Formato
de celdas,
seleccionar la
Categoría:
Personalizada y
seguidamente en
el cuadro de texto
Tipo: debemos
escribir el código
del formato que
deseamos crear.
Para crear un
formato de número personalizado, primero debemos conocer las reglas de los códigos para crear un
formato.
El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma).
La primera sección define el formato que tendrá el número en la celda si es positivo; la segunda, si el
número es negativo, la tercera, si el número vale cero; la cuarta si la celda contiene texto.
0 : Reserva un dígito para un número, si no se completa el tamaño definido por el formato se completa
con ceros.
# : Reserva un dígito para un número, pero si no se completa el tamaño definido por el formato se deja
en blanco.
? : Reserva un dígito. Añade espacios en ceros insignificantes.
. : Punto decimal.
% : Símbolo porcentual
, : Separador de millares.
E- E+ e- e+ : Notación científica.
$ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas.
\ : Muestra el siguiente carácter en el formato.
* : Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda.
_ : Deja un espacio
"texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles.
@ : Espacio reservado para texto
[color] : Muestra el carácter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta,
Verde, Rojo y Amarillo.
[color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un número entre 0 y 56.
[valor condición] : Permite escoger tu propio criterio para cada sección de un formato numérico.
m : Muestra el mes como número sin ceros (1-12).
mm : Muestra el mes como número con ceros (01-12)
mmm : Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene, Feb).
mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero).
mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F).
d : Muestra el día como número sin ceros (1-31).
dd : Muestra el día como número con ceros (01-31).
ddd : Muestra el nombre del día como abreviación (Lun, Mar).
dddd : Muestra el nombre del día por completo (Lunes, Martes).
yy o yyyy : Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999).
h o hh : Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23)
m o mm : Muestra los minútos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59)
s o ss : Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59)
AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opción se muestra la hora en
formato 24 horas.
Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado:
€#,##[Verde];(0,00€)[Rojo];"Cero";""
Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato
diferente para cada sección
Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en verde, llevan
el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales
(#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis con el € detrás y con dos decimales
siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que
si en la celda hay texto, ese texto desaparecerá.
El Formato Condicional
LOS FORMATOS PERSONALIZADOS SON DE DEMASIADA UTILIDAD CUANDO
MANEJAMOS ALGUNA CONDICION Y ARROJE EL RESULTADO DE FORMA
AUTOMATICA SIN RODEOS, EL ACCESO A ESTA APLICACIÓN EN EXCEL 2003 ES
DISTINTAA EXCEL 2007, LO PRESENTAMOS EN LA SIGUIENTE VENTANA.
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato
especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada
condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc...
Cómo aplicar un formato condicional a una celda:
- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un
formato condicional.
- Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña
Inicio.
Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas
dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas celdas
que tengan un valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y
Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a
determinadas celdas.
Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite
crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto
a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.
Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato
como el que vemos en la imagen.
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato
únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la
celda y de qué forma se marcará.
De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como
pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y
condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.
Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el
formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el
color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el
valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato
especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Crear un formato condicional.
La Validación de Datos
La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica tiene una
función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de
error o aviso si llegara el caso.
Para aplicar una validación a una celda
- Seleccionamos la celda que queremos validar.
- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos
Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde podemos
elegir entre varios tipos de validaciones.
En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el datos sea correcto.
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora,
Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá
números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se producirá un error.
Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos:, donde, por ejemplo,
podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.
Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario
pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos
escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.
En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda.
Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.
En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al
usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.
Enlazar y Consolidar hojas
Enlazar hojas de trabajo.
El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para combinar datos.
Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo
así dos conceptos:
- el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.
- el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.
La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos hace falta
complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja.
No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las fórmulas; si las
hojas las van a utilizar varias personas, etc...
Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas, es decir
fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que está la fórmula.
¿Cómo crear fórmulas de referencias externas?
Para crear fórmulas de referencia externa debemos seguir los siguientes pasos:
- Abrir el libro de trabajo fuente (el libro que contiene los datos).
- Abrir el libro de trabajo dependiente y seleccionar la celda donde queremos incluir la
fórmula.
- Introducir la fórmula de la forma que hemos hecho siempre, cuando se llegue al punto de
escoger las celdas de datos, activar el libro de trabajo fuente y seleccionar las celdas
necesarias.
- Terminar la fórmula y pulsar Intro.
Las referencias al libro externo las gestiona automáticamente Excel, incluso si cambiamos el nombre
del archivo donde están los datos desde Archivo → Guardar como... las referencias también se
cambiarían.
Si en el libro de trabajo dependiente queremos ver todos los vínculos a las páginas fuente podemos
hacerlo accediendo a la pestaña Datos y haciendo clic en el botón Editar vínculos... Nos aparece el
cuadro de diálogo Modificar vínculos donde podemos hacer modificaciones sobre los vínculos.
Actualizar
valores: Actualiza
la lista con los
vínculos.
Cambiar origen:
Podemos
modificar el
origen del vínculo
seleccionado.
Abrir origen:
Abre el libro del
vínculo
seleccionado.
Romper vínculo:
Quita los vínculos
de las fórmulas externas.
Comprobar estado: Comprueba el estado del origen.
Pregunta inicial: Podemos incluir una advertencia al abrir el libro dependiente, indicando que tenemos
enlaces externos.
Consolidar hojas de trabajo.
El concepto de consolidar hojas de trabajo viene muy ligado al concepto de enlace que acabamos de
ver. Cuando hablamos de consolidar hojas de trabajo estamos entablando una relación entre varias
hojas de trabajo, por tanto es muy posible que existan enlaces entre esas hojas de trabajo.
Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidación de hojas de trabajo puede ser una compañía que
dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto, para conocer el presupuesto
total de la empresa,
crearíamos una hoja
dependiente y los libros
fuentes serían los libros de
los departamentos con sus
prepuestos.
Si pulsamos sobre la pestaña
Datos y pulsando el botón
Consolidar... nos aparece el cuadro de diálogo Consolidar como vemos en la imagen donde podemos escoger:
- la Función: a utilizar,
- en Referencia: vamos seleccionando las celdas de uno de los libros fuentes,
- pulsamos sobre Agregar para añadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las
referencias,
- repetimos los dos últimos pasos para seleccionar las celdas de los diferentes libros
fuentes,
- finalmente pulsamos en Aceptar para finalizar la fórmula
Si marcamos la casilla Crear vínculos con los datos de origen, los datos de los libros fuente se incluirán
en el libro consolidado a modo de esquema, y si cambiamos un valor en el origen, ese cambio quedará
automáticamente reflejado en el libro consolidado.
Excel e Internet
Excel nos ofrece la posibilidad de compartir nuestras hojas de trabajo en la Web y también recoger
información de Internet.
Convertir una hoja en página web.
Para poder exponer ("colgar") en Internet nuestro trabajo realizado en Excel, debemos convertirlo a un
formato reconocible por los navegadores (html o xml). Para hacer esto debemos seguir los siguientes
pasos:
- Pulsar sobre el Botón Office.
- Seleccionar la opción Guardar como.
- En el cuadro de diálogo Guardar como tipo tendremos que seleccionar el tipo Página Web en Guardar
como tipo:
En esta pantalla disponemos de dos posibles modos de guardar la página Web:
Una vez hayamos elegido la opción que más nos interesa según nuestras necesidades podemos pulsar
sobre Guardar y tendremos nuestra hoja Excel guardada como una página web con la extensión .htm en
lugar del clásico .xls.
Una vez tenemos nuestra hoja convertida a formato html tendremos que subirla a un servidor de
Internet para que pueda ser vista por los internautas..
aver no hay mas que malo uy si eres feo
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