En esta unidad estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y cómo crear macros
automáticamente. Esta unidad tratará de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en
profundidad con el lenguaje de programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application
(VBA), ya que esto ocuparía un curso entero y se sale del objetivo del curso.
Introducción
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de
características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de
los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si
disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por
ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas.
Crear una macro automáticamente
La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que
dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a
instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de
programación.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y
despliega el submenú Macros y dentro de este submenu seleccionar
la opción Grabar macro...
Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes
opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros
creadas en ese libro.
Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las
macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro
donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre
de la macro).
Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del
teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros
personal o en otro libro.
En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos
conveniente.
Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en
la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar
ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando
ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener
Ejecutar una Macro
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario
seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas,
tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro debemos
acceder al menú Ver Macros..., que se
encuentra en el menú Macros de la
pestaña Vista, y nos aparece el cuadro
de diálogo Macro como el que vemos
en la imagen donde tenemos una lista
con las macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada
y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se
cerrará el cuadro y se ejecutará la
macro.
En cuanto al resto de botones:
Cancelar - Cierra el cuadro de
diálogo sin realizar ninguna
acción.
Paso a paso - Ejecuta la macro
instrucción por instrucción
abriendo el editor de
programación de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la
macro. Estos dos últimos botones son para los que sepan programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método
abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de
utilizar el menú) y la descripción de la macro.
Crear una Macro Manualmente
Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programación en
general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que se basa el
VBA de Excel. Si no tienes esta base puedes saltarte este punto del tema.
Primero debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinación de teclas Alt + F11.
Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un módulo de trabajo que es donde se
almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar un módulo
accedemos al menú Insertar → Módulo.
A continuación debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una función (en el caso que devuelva
algún valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve ningún valor).
Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al menú Insertar → Procedimiento
Nos aparece un cuadro de diálogo como vemos en
la imagen donde le damos el Nombre: al
procedimiento/función sin insertar espacios en su
nombre
También escogemos de qué Tipo es, si es un
Procedimiento, Función o es una Propiedad.
Además podemos seleccionar el Ámbito de
ejecución. Si lo ponemos como Público podremos
utilizar el procedimiento/función desde cualquier
otro módulo, pero si lo creamos como Privado solo
podremos utilizarlo dentro de ese módulo.
Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el
ámbito presionamos sobre Aceptar y se abre el
editor de Visual Basic donde escribimos las
instrucciones necesarias para definir la macro.
Guardar un archivo con macros
Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el
resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente.
Para ello deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar como.
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro
de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
Dale un nombre y el archivo se almacenará.
Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará este anuncio bajo la banda
de opciones:
Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están compuestas por código
podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo.
Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tú pulsa el botón Opciones
para activarlas.
Aparecerá este cuadro de diálogo:
Selecciona la opción Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.
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